Os registros de BPF ajudam a demonstrar como os procedimentos de Boas Práticas de Fabricação são executados na indústria. Eles permitem consultar controles realizados, identificar responsáveis e relacionar ocorrências às atividades da operação. Quando essas informações estão completas e organizadas, a equipe tem uma base mais consistente para acompanhar os processos e responder às verificações.
Imagine que, durante uma auditoria, seja necessário consultar o histórico de um lote. A ordem de produção está no sistema, as pesagens foram anotadas em uma planilha e a limpeza do equipamento aparece em um formulário arquivado em outra área. Cada dado existe, mas reunir o conjunto exige tempo e conferências.
Esse exemplo mostra um desafio comum: os registros precisam ser localizados e relacionados ao processo que está sendo avaliado, pois um campo incompleto ou uma identificação diferente entre documentos pode dificultar essa conexão.
Neste artigo, vamos explicar quais informações merecem atenção, como organizar o histórico e de que maneira a digitalização e um sistema MES podem apoiar esse trabalho.
O que são registros de BPF?
Registros de BPF são informações mantidas para documentar a execução dos controles e procedimentos de Boas Práticas de Fabricação. Conforme a atividade, podem reunir dados de recebimento, produção, higienização, manutenção, verificações e tratamento de ocorrências.
Para entender sua função, pense na diferença entre uma orientação e o histórico de sua execução. O procedimento descreve como uma limpeza deve acontecer, enquanto o registro documenta a atividade realizada, com os dados previstos para aquele controle.
Na nutrição animal, a Instrução Normativa MAPA nº 4/2007 estabelece a manutenção de registros dos controles ao longo do processamento, desde a chegada das matérias-primas até a expedição. Ela também prevê o registro das etapas dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e a documentação de sua verificação.
Por sua vez, o Decreto nº 12.031/2024 determina que os programas de autocontrole dos estabelecimentos desse setor contenham registros sistematizados e auditáveis do processo produtivo. A organização das informações, portanto, integra o acompanhamento da operação.
Quais informações precisam fazer parte desse acompanhamento?
A seleção dos registros deve considerar o segmento, os requisitos aplicáveis e os procedimentos da indústria. Para organizar essa avaliação, é preciso olhar para os diferentes controles que participam da rotina:
- Recebimento e fornecedores: identificação dos materiais, origem, lotes e verificações previstas para a entrada na fábrica. A documentação deve permitir relacionar o que foi recebido às avaliações realizadas.
- Produção e consumo: ordens, matérias-primas utilizadas, pesagens, parâmetros acompanhados e identificação dos lotes produzidos. O objetivo é preservar a relação entre os materiais e a execução.
- Limpeza e higienização: identificação da área ou do equipamento e dados da atividade conforme o procedimento adotado. Um registro genérico pode deixar dúvidas sobre o que foi efetivamente higienizado.
- Água e controle de pragas: resultados, monitoramentos e serviços relacionados a esses controles, conforme sua aplicação na unidade.
- Manutenção e calibração: equipamentos e instrumentos envolvidos, intervenções e verificações. A identificação correta ajuda a relacionar os documentos ao recurso utilizado na operação.
- Treinamento: atividades realizadas, conteúdos e participação dos profissionais, conforme os critérios definidos pela empresa.
- Desvios e ações adotadas: descrição da ocorrência, materiais ou processos envolvidos, decisões, responsáveis e acompanhamento das medidas estabelecidas.
Esses grupos ajudam a mapear o histórico necessário, mas, claro, o detalhamento de cada registro deve ser definido pela equipe responsável, de acordo com a finalidade do controle.
O que torna um registro útil para uma auditoria?
Um registro deve permitir que outra pessoa compreenda a atividade documentada. Para isso, é importante verificar se ele identifica o que aconteceu e apresenta os dados necessários para analisar o resultado.
Como referência para revisar os formulários e controles existentes, considere:
- Qual atividade foi executada e qual procedimento a orientava;
- Quando e onde ela ocorreu;
- Qual material, lote, ordem ou equipamento estava envolvido;
- Quem realizou a atividade e a verificação prevista;
- Quais resultados foram observados;
- Qual providência foi adotada diante de uma divergência.
Os campos variam conforme o processo. Uma pesagem e uma atividade de manutenção, por exemplo, precisam de informações diferentes, contudo, os respectivos registros devem permitir identificar claramente o objeto documentado.
Em orientações sobre coleta de evidências, o grupo de práticas de auditoria ISO 9001 destaca a importância de informações relevantes para os critérios avaliados e que possam ser verificadas. Isso ajuda a entender por que a qualidade do conteúdo importa tanto quanto sua disponibilidade.
Onde surgem as dificuldades para consultar os registros de BPF?
Algumas situações podem ser identificadas ao acompanhar uma consulta real, como a investigação de um lote ou a verificação de um equipamento. Confira:
Campos incompletos
Um formulário informa que a limpeza foi realizada, mas não identifica o equipamento. Se a área possui diferentes misturadores, a equipe pode ter dificuldade para relacionar a atividade à produção analisada.
Nesse caso, vale verificar se o campo está claro para quem preenche e se existe uma rotina de revisão capaz de identificar a ausência da informação.
Dados dispersos entre áreas
A qualidade guarda um documento, a manutenção mantém outro e a produção utiliza uma planilha. Quando cada área adota uma identificação diferente para o mesmo equipamento ou material, a consulta depende de esclarecimentos adicionais.
Aqui, uma referência comum ajuda a relacionar os controles, mesmo quando eles permanecem em ferramentas distintas.
Preenchimento distante da execução
Se diferentes atividades são registradas apenas no encerramento do turno, pode ser mais difícil distinguir horários, resultados e ocorrências. Para avaliar esse risco, observe o intervalo entre a execução e o preenchimento.
O fluxo deve ser organizado para que o profissional tenha acesso aos meios de registro no momento previsto para a atividade.
Como organizar os registros de BPF na indústria?
A organização pode começar pela revisão dos controles existentes, envolvendo produção, qualidade, manutenção e outras áreas responsáveis. Uma sequência de trabalho ajuda a definir prioridades. Veja só:
Mapear os procedimentos e seus registros
Relacione cada procedimento aos documentos ou dados que demonstram sua execução. Depois, identifique onde são preenchidos, quem os utiliza e como são arquivados.
Esse levantamento permite reconhecer controles duplicados, registros sem identificação clara e atividades cujo histórico é difícil de localizar.
Padronizar as identificações
Defina referências comuns para lotes, ordens, matérias-primas, áreas e equipamentos. Se uma balança possui um código, esse identificador deve permitir relacionar sua utilização aos documentos de manutenção e calibração pertinentes.
O mesmo raciocínio se aplica aos materiais: a identificação utilizada na entrada precisa permitir acompanhar os registros associados ao seu consumo.
Definir responsabilidades
Estabeleça quem registra, quem verifica, como uma pendência é comunicada e quem orienta seu tratamento. Essas responsabilidades precisam ser conhecidas pelos profissionais envolvidos.
Quando uma informação está ausente, a equipe deve seguir o procedimento de correção adotado e preservar a transparência sobre o que foi identificado e ajustado.
Organizar acesso e conservação
Defina como os registros serão consultados, protegidos e mantidos durante o período necessário. Não esqueça que a política de guarda deve considerar os requisitos aplicáveis e os objetivos do controle.
A ISO 30301:2019, voltada à gestão de registros, especifica requisitos para um sistema de gestão de registros, incluindo política, objetivos e monitoramento de desempenho.
Testar uma consulta completa
Selecione uma ordem ou um lote e tente reunir seu histórico. Observe quais registros são encontrados diretamente e quais exigem pedir ajuda a outra área.
Essa experiência possibilita verificar se as identificações funcionam e se existem lacunas entre as etapas. Os resultados podem orientar os próximos ajustes.
Como a digitalização pode ajudar?
A digitalização pode facilitar a organização e a consulta dos registros de BPF quando é planejada junto com o processo. Nesse caso, a avaliação deve considerar como os dados serão inseridos, revisados, relacionados e recuperados.
Por exemplo, transformar um formulário em um arquivo digital mantém o conteúdo disponível em outro formato. Mas, para melhorar a consulta, também é necessário definir uma identificação, um local de armazenamento e critérios de busca.
Ao avaliar uma ferramenta, verifique se ela atende às necessidades de preenchimento, controle de acesso, preservação do histórico e disponibilidade. Recursos como campos obrigatórios e validações podem apoiar a rotina, conforme a solução e sua configuração.
É importante destacar que, na alimentação animal, o Decreto nº 12.031/2024 prevê que o estabelecimento garanta segurança, integridade e disponibilidade das informações quando utilizar sistemas informatizados nos registros de monitoramento e verificação dos programas de autocontrole.
Portanto, esses cuidados devem fazer parte do projeto, incluindo a preparação da equipe e as orientações para situações de indisponibilidade. Assim, a mudança de ferramenta acompanha a organização do trabalho.
Qual é o papel do MES nesse histórico?
O sistema MES acompanha a execução da produção e pode relacionar ordens, consumos, etapas e outros dados gerados no chão de fábrica. Isso cria uma base para consultar o que aconteceu durante o processo e investigar ocorrências.
Em uma análise de lote, por exemplo, os registros produtivos ajudam a localizar os materiais utilizados e os consumos associados. Conforme o escopo implantado, essas informações podem ser relacionadas a outros controles e documentos da operação.
O Nexxus MES, especificamente, reúne recursos de pesagem assistida, rastreabilidade, movimentação de materiais e integração com o ERP. A solução também oferece software de BPF para digitalizar esses controles.
No planejamento da implantação, é importante identificar quais registros serão acompanhados em cada módulo e como documentos complementares serão consultados. Essa definição ajuda a construir um histórico adequado às necessidades da indústria.
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Como preparar os registros para uma auditoria industrial?
A preparação começa por compreender quais processos e critérios serão avaliados. A partir desse escopo, a equipe pode revisar os registros pertinentes e verificar sua relação com os procedimentos em uso.
Uma simulação de consulta auxilia nesse trabalho. Imagine que seja solicitado o histórico de uma produção: quais matérias-primas foram utilizadas? Quais controles estavam previstos? Onde estão os resultados e as verificações? Houve alguma ocorrência e como ela foi tratada?
Ao reunir essas respostas, observe se os documentos permitem acompanhar a sequência dos acontecimentos. Havendo uma divergência, registre sua identificação e siga o fluxo de tratamento definido pela empresa.
Também é fundamental envolver os profissionais que executam as atividades. Eles precisam conhecer os procedimentos e saber onde consultar ou registrar as informações pertinentes à sua função.
Por fim, a revisão dos registros deve continuar durante a rotina. Desse modo, a preparação para auditorias se apoia em um acompanhamento já realizado pela indústria.
Case Polinutri: controle produtivo e BPF na unidade de Eusébio
Na unidade de Eusébio, no Ceará, a Polinutri implantou o Nexxus MES para aprimorar o controle de sua fábrica de nutrição animal e aumentar a eficiência dos processos produtivos.
A solução otimiza as etapas de recebimento, moagem, dosagem e mistura, fortalecendo a rastreabilidade e o acompanhamento das atividades. Alinhado às Boas Práticas de Fabricação, o sistema contribui para uma operação mais padronizada e confiável.
Ao conectar essas etapas, o projeto facilita a organização do histórico produtivo e a consulta das informações sobre a execução — uma aplicação que mostra como a tecnologia pode apoiar os controles de BPF na rotina industrial, reforçando o compromisso da Polinutri com a inovação e a qualidade de seus produtos no setor aquícola.
Sua indústria consegue consultar o histórico quando precisa?
Como vimos, organizar os registros de BPF envolve definir informações, responsabilidades e formas de consulta que acompanhem a rotina. Quando esses elementos estão relacionados, a equipe consegue analisar ocorrências e apresentar os controles realizados com mais clareza.
Uma boa pergunta para começar é: quanto trabalho sua indústria precisa fazer para reunir o histórico de um lote? A resposta pode indicar onde estão as principais dificuldades e quais processos merecem atenção.
Agora é com você. Converse com nossos especialistas e descubra como a digitalização das BPF e o Nexxus MES podem apoiar a organização dos registros e o controle da sua operação!
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Perguntas frequentes
O que são registros de BPF?
São informações que documentam a execução dos controles de Boas Práticas de Fabricação, permitindo consultar atividades, resultados, responsáveis e providências adotadas.
Quais registros devem ser organizados para auditorias?
Os registros relacionados ao escopo da auditoria e aos requisitos aplicáveis, como recebimento, produção, higienização, manutenção, verificações e tratamento de desvios.
É possível manter registros de BPF em sistemas digitais?
Sim, observados os requisitos aplicáveis. Na alimentação animal, o Decreto nº 12.031/2024 admite sistemas informatizados nos registros de autocontrole, desde que o estabelecimento garanta segurança, integridade e disponibilidade das informações.
Como o MES ajuda na organização dos registros?
O MES relaciona dados da execução, como ordens, matérias-primas e consumos. Essa conexão apoia a consulta do histórico produtivo e pode integrar outros controles conforme o escopo implantado.
